О программе.

1. Программа формирует и распечатывает квитанции по оплате коммунальных услуг: Квартплата, учет холодной воды (по счетчику и без), электроэнергии
2. Производит учет задолженности абонентов
3. Анализирует потребления коммунальных услуг
4. Производит учет льгот (на воду)
5. Учет начислений и оплат по видам услуг и абонентам
6. Программа разработана на базе MS Access, который входит в состав расширенного 32 битного MS Office (Word, Excel, Outlook, Access), поэтому если у вас есть такой MS Office, то никакой инсталяции не требуется, возможна работа с Portable Office, которая умещается на флешке
7. Кнопки сохранить нет-информация сохраняется по мере введения
8. Квитанцию можно сформировать в PDF формате для отсылки по электронной почте (для версий MS Office выше 2003).
9. Пользователь имеет возможность проводить пересчет начисления (разница начислено/к оплате), который отражается в квитанции.
10. Возможен импорт платежей абонентов из системы Клиен-Банк в программу(зависит от формата выписок Вашего банка, вопрос оговаривается до покупки программы)

Программа может быть представлена в нескольких вариантах, спрашивайте.

Открываем программу, общий вид главной формы:



Рассмотрим подробнее элементы и принципы работы программы:

Работа с программой начинается с заполнения справочников "Довідники".
Справочник "Абоненти, адреси". Первым идет числовой код абонента, потом адреса квартиросъемщиков. Все справочники связаны общими кодами, в данном случае -"код платника". Бывает так, что в одном доме, по одному адресу проживает несколько семей, с разными бюджетами. В этом случае у них должны быть отдельные счетчики и разные коды платника.


-Следующий справочник "Склад сім'ї абонента". В семье, проживающей в одной квартире может быть только один ответственный квартиросъемщик, чья фамилия и инициалы впечатываются в квитанциии - в программе в колонке "Статус платника" напротив него ставится "1". Все члены семьи находятся в программе под одним и тем же"кодом платника" но в колонке "Статус платника" не ставится ничего.
Обязательный параметр - идентификационный код. Каждый член семьи имеет свой идентификационный код. Если его нет, возможно проставить просто число: 1,2,3 т.д повторение идентификационного кода не допускается; заполняются дни рождения жильцов (по желанию).

Так в семье Орлова - Семен Петрович является ответственным квартиросъемщиком (напротив квартиросъемщика квартиры стоит статус платника = 1), все члены семьи введены в базу под одним кодом платника - 135, в семье Анохіна - ответственный квартиросъемщик Олег Олегович- на него будут выписываться квитанции, т.д. Если Вы не знаете Имени отчества других членов семь, в программе можно ввести Орлов 2, Орлов 3 - в квитанциях это видно не будет-информация для пользователя программы.

Услуги, введенные в программу имеют следующие коды (заводятся разработчиком):


Справочник "Тарифи квартплата, вода".


В данном справочнике отражены: - если вы платите за квартиру - площадь квартиры. Если вы не указываете площадь квартиры - значит вы за это не платите, если с какой-то даты у вас поменялась площадь, или или изменился тариф - Вы вводите новую строчку, в которую вносите новые данные - старые тарифы при этом не удалять. Кроме этого в данном справочнике отражены данные по воде, - если счетчик есть в столбец "лічильник є" - ставим единицу. Естетственно тариф на воду со счетчиком - один, в зависимости от потребленных куб.м, если счетчика нет - тариф другой, который умножается программой при начислении квартплаты на количество проживающих.

Справочник "Тарифи е/енергія". При нажатии на кнопку открываются 2 справочника/таблицы


В справочнике вводится - "код платника", "код послуги" (понимаем,что речь идет о электроэнергии), "дата введення тарифу" - это значит, что нашими услугами квартиросъемщик может пользоваться, а может и нет. Пример - код 102, который перешел на обслуживание только с 01.09.13. Если кто-то из квартиросъемщиков откажется от услуги обеспечения э/энергией, его необходимо вычеркнуть с этого списка с этого месяца. Квартиросъемщик, который не пользуется данной услугой - в этот справочник не заносится.

Следующая таблица - справочник нормы на э/энергию:



В таблицу вводится цена кВт, лимит (в кВт), тариф по лимиту и сверх лимита. В данной таблице приведен приблизительный образец заполнения тарифов.

Нажав кнопочку "Реквізити", в открывшуюся таблицу необходимо записать Ваши банковские реквизиты для оплаты комунальных услуг: р/счет, банк,т.д., которые будут отражены в квитанции оплаты за услуги.




Следующий справочник: "Пільги". В нем отражены % льгот, которые имеют определенные жильцы, как мы видим - льготы даются не на "код платника", а определенному лицу на идентификационный код
Если с определенного времени льготы изменяются - их дописываем новой строчкой, если удаляются с определенного месяца - льгота вычеркивается из справочника



последний справочник - "Залишки перед початком нарахувань"(или начальный баланс перед началом работы программы).


в него заносим долг(переплата), которые числяться за клиентом на момент запуска программы, дальше программа исходя из начислений и проплат будет выводить долг автоматически. Также в этот справочник вводятся показания счетчиков перед началом работы программы. При нажатии на кнопку "+" открывается диалоговое окно. В поле "начальная дата"- вводим месяц перед началом работы программы. Например, начинаем работать с января текущего года, остатки вводим декабрем прошлого года. и снова нажимаем кнопку "+". В программу заносятся показания счетчиков на указанную дату и баланс каждого абонента.

По дате начисления.
Важным является вопрос даты начисления услуг. Он обычно фиксируется на одну и ту же дату - каждое первое число месяца или последнее (по желанию пользователя программы), у нас в примере абонплата начисляется каждое первое число месяца.

По заполнению таблиц: Данные в справочники/таблицы можно занести из файла Ексель копированием и наоборот.
На этом этап заполнения справочников заканчивается. К справочникам обращаемся, когда меняются данные по абонентам. Перед каждым месячным начислением необходимо вносить изменения в справочники (если они были), чтобы начисление было проведено правильно.
Начисления сохраняют информацию в регистре накопления и поэтому новые изменения тарифов на старые начисления не влияют, а влияют только на новые начисления.

Следующий этап - начисление услуг.
Для начисления нажимаем на кнопку "Нарахувати",
- поверх главной формы открывается небольшое окно диалога; в поле "Начальная дата" записываем первое/или последнее число месяца за которое проводится начисление например 01.09.13(обозначение начисления за сентябрь) и снова нажимаем на кнопку "Нарахувати". Начисление можно проводить один раз в месяц.

-программа начисляет коммунальные услуги за указанный Вами месяц, появляется окно "Нараховано", начисление проведено.

ЧТО БЫЛО НАЧИСЛЕНО ПРОГРАММОЙ:
- по квартплате -начислена стоимость квартплаты в зависимости от площади квартиры.
- по воде со счетчиком - для каждого абонента создан новый месяц начислений. Дальнейший расчет будет проведен в программе в "Картке Обліку" при вводе Вами текущих показания счетчика по каждому конкретному абоненту.
- по воде без счетчика - создан новый месяц начислений, насчитана плата за воду по тарифу с учетом количества жильцов и льгот
- по э/энергии- создан новый месяц начислений, дальнейший расчет будет проведен в программе в "Картке Обліку" при вводе Вами текущих показания счетчика по каждому конкретному абоненту.

Т.е при правильно заполненных справочниках для абонентов квартплата насчитана, по абонентам у которых нет счетчика - ничего вводить не нужно, можно печатать квитанции. Если не момент распечатки квитанций у Вас есть информация о проплатах абонентов за прошлые периоды, их надо занести в программу.

Для абонентов, у которых учет воды и э/энергии по счетчику необходимо дополнительно занести текущие показания счетчиков (если они имеются). Можно будет занести и позже, когда они станут известными.

Переходим к форме ввода данных. Для ее открытия необходимо нажать на картинку обозначения Комунальной услуги в левой части программы или кнопку "Картка обліку".
"Картка обліку комунальних послуг платника" , она имеет вид:



Как видим, программа, понимает исходя из заполненных справочников, кто платит за какие услуги, если квартиросъемщик платит за услугу - стоит зеленая надпись - "нараховується" или наоборот оранжевая "не нараховується".

Распишем функциональные назначения кнопок:
- Бинокль-поиск
- Кнопочка с галочкой - обновляет информацию, просчитывает значение формул
- Нарахувати за місяць по абоненту - имеется возможность по абоненту, чья карточка открыта, начислить абонплату за любой месяц
- Видалити цей місяць нарахувань абонента - аналогично удалить данный месяц по этому абоненту
- На головну - перейти на Главную страницу программы
- Кнопки квитанций значки лупа и принтер. Лупа просмотр, Принтер - распечатка квитанции без просмотра. Первая квитанция/кнопка открывает квитаннцию с заполненным полем Оплаты (если оплата проводится в кассу коммунального предприятия, пользователь знает сколько оплачено и вносит сумму оплаты, после этого - печатает квитанцию). Вторая - Начислено но неизвестно сколько будет заплачено (обычно для отсылки квитанций абонентам по почте/электронной почте).
- Значек "Конверт" - формирует квитанцию в PDF формате для отсылки по э/почте.
- По платнику - показывается баланс начислений/проплат абонента за все месяцы учета (будет показан ниже)
- Стоп - окончание работы с программой
- Снять фильтр - функция фильтра будет рассмотрена ниже

Запонение "Картка обліку комунальних послуг платника":
Заполняются светлые поля - показания счетчиков. При этом, "попередні" отражаются автоматом из регистра накоплений в ячейке ниже. Их надо записать в светлое поле, также заполняется поле продублировать, примечание.
Затененные поля - расчетные, в них доступ абонент не имеет.

Отчет "По платнику" показывается баланс начислений/проплат абонента за все месяцы учета и имеет вид:



Квитанция печается в формате А5. 2 экземпляра на формате А4. Квитанция имеет вид:




В данной форме отражается месячное начисление по абоненту, проводится полный расчет, распечатывается квитанция оплаты абонента.

В нашей базе может быть сотни и тысячи Абонентов, много месяцев/лет начислений - как быстро найти нужного абонента?

Имеется 4 способа это сделать, попрактиковавшись и зная о них - пользователь может выбрать любой.
1) Нажать кнопку "Пошук по базі"(находится на главной форме), откроется таблица с занесенными Абонентами и начислениями за периоды:



Для того, чтобы выбрать расчет за определенный месяц, определенного абонента надо дважды нажать на зеленое поле напротив записи, откроется "Картка обліку" данного абонента за выбранный месяц.

Кроме рассмотренного выше способа, можно найта Абонента по коду (личному счету) для этого надо стать на поле Код и нажать бинокль - в открывшееся поле ввести код и нажать Найти
-Аналогично можно нати по фамилии (но при этом желательно выбирать поиск "С любой частью поля", т.к Полностью ФИО вводить долго и могут быть ошибки при введении.
- последний способ поиска (перехода по записям Карточки - при помощи кнопок, которые расположены в нижнем левом углу:



Обратите внимание: стрелками указаня переходы по Абонентам и месяцам (крайне правая без звездочки (*) -переход в конец списка, рядом с ней- переход на 1 позицию списка, по другую сторону - аналогично -переход на одну позицию раньше, переход в начало.
Переход при нажатии кнопочек - это переход между месяцами начислений и абонентами.

Перейдем на главную форму и рассмотрим назначение кнопок информации и отчетов.
Рассмотрим блок кнопок "Інформативно".

При нажатии на любую из кнопок открывается соответствующий отчет по информации из справочников в удобной печатной форме:
Платники за е/енергію:





Платники комунальних послуг:



Платники комунальних послуг за місцем проживання:



Пільговики (за прізвищем)



Пільговики (за особовим рахунком)



Борг на початок



О назначении других кнопок главной формы.

Нажмем на кнопку "Комунальні платежі". Она откроет нам отчет по всем плательщикам, сгруппированный по месяцам. Здесь суммарно можно видеть объем начислений, оплат. Долг отражен- с учетом переплат, это значит что долг суммарный т.е если кто-то недоплатил, а кто-то переплатил - подбивается общий итог. Кнопка "боржники" показывает только тех кто имеет долг, поэтому сумма долга по этой таблице и по той не совпадают.



Следующая таблица - свод данных по месяцам. В которой информация сгруппирована по месяцам. В таблице отражено сколько физических лиц было плательщиками данных комунальных услуг.


Отчеты "Борг, переплата" и "Боржники". Первый показывает тех, у кого не нулевые остатки по коммунальным платежам на момент распечатки отчета


Второй кто из абонентов имеет только долг

Отчет "Дати нарахувань" показывает даты из регистра накоплений, в которые было проведено начисление абонлаты.

Функция "Очистити базу"(часто по окончанию года). При нажатии на кнопку, появляется окно диалога с полем ввода. Вводим пароль (предоставляется при покупке программы) нажимаем на кнопку - база очищена. Аналогична функция кнопки "Видалити місяць нарахувань", только при этом, в открывшемся окне диалога предварительно необходимо ввести дату начислений, которую необходимо удалить. При этом будет удалена вся информаци по всем абонентам на эту дату.

Кнопка "База даних" -открывает регистр накоплений (возможно будет полезен пользователю для нестандартных корректировок в информации).



     В MS Office по-умолчанию включена защита от макросов (макрос - наборов формул в MS Office), для того, чтобы отключить эту настройку для работы с программой:
    В Office 2003 программа настройка по - умолчанию возможно будет каждый раз предупреждать вас, что программа содержит (возможно) небезопасные (в данном случае сложные формулы), чтобы такие предупреждения при работе с программой не появлялись, откройте Access (не с программой пустой файл, любой, можно создать новый) и установите настройку - сервис- макрос - безопасность - низкая.

в MS Office 2007- значек в верхнем левом углу: нажать "параметры" -Внизу окна «открыть центр управления безопасностью-далее вкладка -параметры макросов-включить все макросы, сервис- макрос - безопасность - низкая.»



В 2010 и выше- через Файл-параметры

©   Компьютерные технологии ЧП